سنتعرف في هذا المقال على كيفية كتابة خطاب التعريف Cover Letter. ويحتاج الكثيرون إلى هذا الخطاب أو الرسالة في تقديم طلب التوظيف لدى الشركات التي تهتم بأدق التفاصيل في اختيار الموظف المثالي للوظيفة المعروضة.
اقرأ أيضا: كيف تحصل على ترقية في عملك بطريقة مضمونة
أولا: ما هو خطاب التعريف Cover Letter؟
الخطاب التعريفي أو الرسالة التعريفية أو كتاب التغطية هو خطاب أو كتاب رسمي يتكون من صفحة واحدة. ويساعد هذا الكتاب أصحاب العمل الذين يبحثون عن الموظف المثالي للشواغر الوظيفية لديهم في معرفة المزيد عن مقدم الطلب. كما يساعد الكتاب التعريفي المتقدم للوظيفة في توجيه صاحب العمل إلى أجزاء معينة أو مهارات محددة في السيرة الذاتية تدعم طلبه في التقدم لشغل الشاغر الوظيفي.
وللتعرف على كيفية إنشاء السيرة الذاتية التي سيقوم خطاب التغطية باختصارها وتلخيصها، بالطريقة الصحيحة، يجب عليك قراءة المقال: كيفية إنشاء سيرة ذاتية احترافية.
ثانيا: لماذا يجب عليك كتابة خطاب التعريف Cover Letter؟
السبب الأهم لكتابة خطاب التعريف Cover Letter هو أن هذا الكتاب يظهر أسلوب مقدم الطلب ويعطي انطباعا جيدا عن شخصيته وطريقة كتابته واحترافيته.
كما يتيح الخطاب التعريفي شرح مؤهلات مقدم طلب التوظيف وخبراته وإنجازاته المتعلقة بالوظيفة المراد التقدم لها. بالإضافة إلى طلب الحصول على المقابلة Interview بشكل رسمي وبطريقة مهنية واحترافية.
اقرأ أيضا: أفضل 7 مواقع للبحث عن الوظائف و فرص العمل
ثالثا: كيفية كتابة خطاب التعريف Cover Letter
حتى تتمكن من معرفة كيفية كتابة رسالة التغطية أو الكتاب التعريفي بصورة صحيحة، يجب عليك أولا معرفة الأجزاء والمكونات الأساسية لخطاب التعريف، نوجزها لك في الفقرات الآتية.
رابعا: أجزاء خطاب التعريف Cover Letter
يتكون الخطاب التعريفي من الأجزاء الأساسية الآتية:
1. عنوان خطاب التعريف Cover Letter
في البداية، يجب أن يكون عنوان الرسالة التعريفية محتويا على اسمك الثنائي أو الكامل بخط كبير وعريض، ومن ثم يأتي مسماك الوظيفي بخط عادي مباشرة تحت اسمك.
2. المعلومات الشخصية ومعلومات الاتصال
يجب عليك إضافة معلوماتك الشخصية مثل عنوانك ومكان إقامتك، ومعلومات الاتصال الخاصة بك، مثل رقم الهاتف المخصص لاستقبال مكالمات العمل، وعنوان البريد الإلكتروني الخاص بك. كما يمكنك أيضا إضافة بعض وسائل التواصل الاجتماعي المهنية مثل LinkedIn و Facebook وموقعك الإلكتروني إن وجد. ويجب كتابة هذه المعلومات في الزاوية اليسرى العلوية إذا كنت تكتب خطاب التعريف Cover Letter الخاص بك باللغة العربية أو اللغات التي تدعم الكتابة من اليمين إلى اليسار.
اقرأ أيضا: أفضل مواقع العمل الحر في العالم العربي
3. العنوان المختصر والتاريخ
بعد اسمك ومسماك الوظيفي، اكتب عنوانك المختصر، ثم تاريخ كتابة خطاب التعريف.
4. معلومات مستقبل الكتاب التعريفي
إذا كنت تعرف الشخص الذي تنوي تقديم رسالة التعريف إليه، فيفضل كتابة اسم الشخص وموقعه الوظيفي في الشركة التي تنوي تقديم طلب التوظيف لديها. ثم اكتب عنوان الشركة والرمز البريدي الخاص بها.
وفي أغلب الأحيان، لا تحتوي إعلانات الوظائف المنشورة عبر وسائل التواصل الاجتماعي والمهني على معلومات كافية حول اسم الشخص المستقبل لطلبات التوظيف، ولا عنوان الشركة أو الموقع الوظيفي لهذا الشخص. وفي هذه الحالة، يمكنك الاكتفاء بكتابة القسم المعني (مثل شؤون الموظفين) وعنوان الشركة وما توفر من معلومات.
5. التحية الرسمية
وفي هذا الجزء يجب عليك كتابة عبارات رسمية متبوعة باسم الشخص الذي تريد تقديم طلب التوظيف لديه. مثل: عناية المهندس فلان المحترم، سعادة المدير العام السيد فلان المحترم، عطوفة المهندس مدير قسم كذا وكذا الموقر. وفي حال عدم توفر معلومات كافية حول اسم الشخص المرسل إليه، يمكن الاكتفاء بكتابة التحية للقسم أو الشركة، مثل: السادة شركة كذا المحترمين، أو لمن يهمه الأمر، أو عناية السادة شؤون الموظفين، إلخ.
6. محتوى كتاب التعريف Cover Letter
بشكل عام، محتوى كتاب التعريف أو النص أو جسم الرسالة Body، هو الجزء الأهم من أجزاء كتاب التعريف. وهذا الجزء الذي تظهر فيه نفسك، وتقدم مؤهلاتك التعليمية ومهاراتك الشخصية وخبراتك العملية. ويتكون نص الرسالة من الفقرات الأساسية الآتية:
- الفقرة الافتتاحية أو المقدمة التعريفية، وفي هذه الفقرة أخبر القارئ بأن الهدف من هذه الرسالة التعريفية التقدم للوظيفة التي تم الإعلان عنها، وأشر إلى معلومات توضح كيفية حصولك على الإعلان.
- ثم الفقرة الوسطى، وفي هذه الفقرة أظهر مؤهلاتك ومهاراتك الشخصية وخبراتك العملية، وأخبر مسؤول التوظيف بثقة بأنك مؤهل للوظيفة المطلوبة.
- الفقرة الختامية، وفي هذه الفقرة اترك إنطباعيا إيجابيا عنك، وأظهر لمسؤول التوظيف أنك بانتظار تواصله معك، واطلب إجراء مقابلة لتوضيح جميع الأمور وكامل التفاصيل.
7. خاتمة كتاب التعريف Cover Letter ومعلومات مقدم الطلب
وتتضمن خاتمة الخطاب التعريف إغلاقًا رسميا واسم مقدم الطلب المكتوب. والإغلاق التكميلي الأكثر استخدامًا هو “مع خالص الاحترام والتقدير” متبوعًا بفاصلة وعادة ما يتم كتابة التوقيع بخط اليد من قبل مقدم الطلب متبوعًا بالاسم المكتوب.
وتبدو أجزاء خطاب التعريف – بشكل عام – متشابهة في كل خطاب، ولكن يجب أن يكون محتوى هذا الكتاب والمعلومات الواردة فيه مختلفة بعض الشيء حسب الوظيفة التي يود الباحث عن عمل التقدم لها.
خامسا: كيف تزيد فرصتك في ترك انطباع جيد
وفي النهاية، لا تنس تنسيق رسالتك بشكل مناسب باستخدام إحدى البرمجيات المتخصصة مثل Microsoft Word. ووحّد الخطوط والمسافات، وتذكر دائما أن كتاب التعريف يجب أن يتكون من صفحة واحدة فقط وأن هذه الصفحة هي التي تميزك عن غيرك منافسيك من المتقدمين للوظيفة.
